1. Geen multitasking

Multitasking is bijna niet meer weg te denken uit ons drukke bestaan. Als je echter teveel taken tegelijk wilt doen zal dit ten koste gaan van je productiviteit. Het is al meer dan eens bewezen dat we als mensen het beste presteren als we ons op één ding tegelijk concentreren. Ben je met een belangrijke of intensieve taak bezig? Sluit dan je e-mail programma af, doe je telefoon uit en zorg ervoor dat je niet gestoord kunt worden. Doordat je gefocust met je taak bezig kunt zijn zul je zien dat je meer werk af krijgt dan ooit tevoren.

2. Schrijf je gedachten op

Gedurende de dag zweven er vele gedachten en ideeën door je hoofd. Om hier een beetje orde in te krijgen en ervoor te zorgen dat geen enkel goed idee verloren gaat kun je het beste alles van je afschrijven. Hou altijd pen en papier bij de hand (neem bijvoorbeeld een klein notitieboekje mee) zodat je meteen alles van je af kan schrijven. Hiermee hou je je hoofd leeg en kun je je beter concentreren op waarmee je bezig bent.

3. Hou een lijst met projecten bij

Eigenlijk is alles wat je doet op een dag (op je werk, maar ook privé) in te delen in projecten. Projecten voor klanten, huishoudelijk werk, lange-termijn doelen etc. Dit kun je allemaal bijhouden in een lijst met projecten waarbij je voor elk project de taken en werkzaamheden noteert.
Ben je op zoek naar (online) software om je projecten te managen? Neem dan een kijkje bij ons artikel met 45 online projectmanagement tools.

4. Korte todo lijst voor elke dag

Maak elke dag een todo lijst. Zorg ervoor dat je de lijst niet vol propt met taken; de lijst moet wel overzichtelijk blijven en binnen een dag af te handelen zijn. Je kunt dit op papier doen maar bovengenoemde project management tools zijn hier ook erg geschikt voor.

5. Check je e-mail maximaal 2 keer per dag

Voor veel mensen is e-mail een echte productiviteits-killer. Vooral als je flink wat e-mails op een dag krijgt wordt je constant gestoord door alle binnenkomende berichten. Maak een afspraak met jezelf dat je maximaal 2 keer per dag je e-mail checkt, bijvoorbeeld ‘s morgens om 9 uur en ‘s middags om 2 uur. Desnoods kun je een auto-responder instellen die mensen erop attent maakt dat je 2 keer per dag je e-mails verwerkt en dat ze dus niet direct een antwoord terug kunnen verwachten.

6. Start je dag met een moeilijke taak

Als je je dag meteen begint met een complexe en moeilijke taak dan zul je hier de rest van de dag baat bij hebben. Je brein wordt direct op scherp gezet en mijn ervaring is dat je ook langer scherp blijft en minder last heb van dipjes gedurende de dag. Als je daarentegen pas na een aantal uren werken aan simpele taken met die moeilijke taak begint zul je meer moeite hebben om je goed te concentreren en kost het je uiteindelijk meer energie en als gevolg krijg je minder werk af.

7. Neem genoeg pauzes

Probeer niet om uren achtereen door te werken. Neem genoeg kleine pauzes tussendoor om even je zinnen te verzetten. Hiermee kunnen ook je hersenen even tot rust komen en kan je onderbewustzijn even alles op een rijtje zetten. Dit helpt ook om stress te voorkomen.

8. Werk niet téveel

Dat je af en toe even wat extra uren moet maken om je werk af te krijgen, is niet zo erg. Maar als je al vermoeid bent en de dag loopt op zijn eind, dwing jezelf dan ook niet. Dit zal je op de lange termijn meer kwaad dan goed doen. Hou jezelf dus in de gaten en weet wanneer je moet stoppen.

Heb je nog meer time management tips die in bovenstaande lijst thuis horen? Laan dan hieronder je reactie achter!

Ontwikkelpunten

Er wordt van ons verwacht dat we ons steeds blijven ontwikkelen. En dan kunnen we drie kanten op: 1. zwakheden wegwerken, 2. je sterke punten verder ontwikkelen, 3. allebei doen.

De meeste nadruk gaat vaak uit naar de eerste, zwakheden wegwerken. Uit onderzoek blijkt dat 59% van de respondenten gelooft dat het wegwerken van zwakheden essentieel is voor de persoonlijke ontwikkeling. Maar is dat wel zo verstandig? In een indrukwekkend kort maar krachtig werkje, benadrukt David Rendall dat je beter helemaal niets aan je zwakheden kunt doen. Je zwakheden zijn vaak je sterkste punt.

Zwakheden zijn vaak je sterkste punt

Er zijn voorbeelden te over waarbij mensen succes hebben niet ondanks hun zwakheden, maar juist dankzij die zwakheden. Alexander Fleming (de uitvinder van peniciline) en Albert Einstein waren chaoten. Maar uit de chaos creeerden zij (soms per ongeluk) de mooiste dingen. Mensen met dyslexie (10% van de bevolking) hebben opvallend vaak een eigen zaak (35% van de eigenaren van een middelkleine zaak is dyslektisch). Richard Branson en Tom Cruise zijn/waren dyslektisch. Onder miljonairs zijn mensen met enige vorm van een handicap oververtegenwoordigd. Zijn boodschap is dan ook:

1. Er is niets mis met jou: zwakheden zijn belangrijke aanwijzingen voor je krachten.

2. Je behaalt succes in die situaties waarin je zwakheden optimaal tot hun recht komen: zoek situaties, een baan, omstandigheden, waarin behoefte is aan jouw specifieke ‘zwakte’.

3. Je zwakte maakt jou uniek.

We worden vaak verleid om all-rounder te worden. We moeten overal goed in zijn. En hoewel we dat soms dagelijks in enige vorm horen is de werkelijkheid anders. De Aldi levert geen service, lange rijen voor de kassa, dozen waar je producten zelf uit moet pakken, maar hun prijs is wel de laagste. Zouden zij beter presteren als ze hun zwakte (geen service) wegwerken? Nee, want dat gaat ten koste van hun kracht en beter dan de Albert Heijn (die de omgekeerde kracht-zwakte balans kent) worden ze toch niet. Zou Pisa zo druk bezocht worden als de gelijknamige toren perfect recht stond? Nee, de zwakte van de toren (hij staat uit het lood) is tevens zijn grootste kracht.  En toch is tot twee keer toe (en misschien vaker) geprobeerd de toren recht te zetten.

Van de toren van Pisa leren we dat:

1. mensen gaan naar de toren kijken om zijn unieke zwakte (hij staat scheef). Niet ondanks zijn zwakte, maar juist dankzij. De zwakte maakt de toren uniek in zijn soort en trekt van eenieder de aandacht.

2. De zwakte wegwerken (de toren recht zetten) zou de uniciteit van de toren teniet doen. En hij wordt daardoor echt niet mooier of beter dan andere torens. De zwakte wegwerken maakt de toren tot oninteressante eenheidsworst. En toch proberen we het steeds weer.

3. Pogingen om zwakheden weg te werken falen meestal.

4. Het is het waard om de zwakheden te behouden (de huidige scheve stand te behouden).

5. Mensen zullen altijd proberen om jou in het gareel (rechtop) te krijgen, om normaal te zijn, om niet afwijkend te zijn. Besteed geen aandacht aan hen. Vraag aan hen gewoon of zij de halve wereld zouden afreizen om een perfect rechtopstaande en normale toren van Pisa te gaan bekijken.

Hoe gebruik je jouw zwakheden

Bedenk wat jouw zwakke punten zijn. Ben je chaotisch, inflexibel, koppig, emotieloos, onverantwoordelijk, saai, intimiderend, arrogant, ongeduldig?

Wat is van die zwakte de positieve tegenhanger. In de voorbeelden: creatief, georganiseerd, toegewijd, kalm, avontuurlijk, verantwoordelijk, assertief, groot zelfvertrouwen, gepassioneerd.

Vervolgens kun je bedenken hoe je de positieve tegenhanger van je zwakte optimaal kunt benutten. In welke baan, in welke werksituaties is jouw zwakte juist een kracht. Wanneer is het niet erg om geen service te verlenen, wanneer is het niet erg om duur te zijn, wanneer is het niet erg om scheef te staan?

Als je die vraag kunt beantwoorden en jezelf in een situatie weet je brengen dat jouw eigen zwakten en krachten optimaal tot hun recht komen, dan kun je presteren door gewoon jezelf te zijn. En wat wil je nou nog meer?

Het voorgaande artikel is gebaseerd op het e-book van David Rendall getiteld “The freak factor”. Dit boek is gratis te downloaden via deze link.

1. Stel de juiste prioriteiten; doe de moeilijke klussen eerst

Als we op een dag veel te doen hebben, zijn we geneigd om te beginnen met de simpele taken, terwijl we de moeilijke voor het laatste bewaren. Onbewust is het namelijk aantrekkelijk om met die kleinere en eenvoudige klusjes te beginnen. Ze zijn snel afgerond en geven daardoor een (schijn) gevoel van grote voortgang. Maar voor de klussen die er echt toe doen, waar we door onze baas op worden afgerekend, hebben we uiteindelijk te weinig tijd.

Het bewaren van de moeilijke klussen voor later op de dag heeft een aantal gevaren. Onze verse energie en frisse aandacht die we aan het begin van een werkdag hebben is ’s-middags namelijk ver te zoeken. Je begint dus minder fit aan de moeilijkste taken. Daarnaast heb je simpelweg geen uitloopmogelijkheden meer als die taak meer tijd kost dan ingeschat. Daardoor haal je ofwel de deadline niet, ofwel schiet je in de overuren. Dat, terwijl een minder belangrijke klus wel tot morgen had kunnen wachten. Ook heb je gedurende de hele werkdag aldoor de moeilijke klus in je achterhoofd terwijl je met de simpele klussen bezig bent. Dat veroorzaakt stress en leidt je onnodig af van waar je mee bezig bent. Wanneer je eerst de moeilijke klussen doet die er echt toe doen (wat heeft dus echt prioriteit?) zal je motivatie snel stijgen, gebruik je je beste energie voor de belangrijkste taken en heb je vroeg op de dag een veel tevredener gevoel over jezelf.

2. Neem regelmatig een micropauze

Gun jezelf regelmatig (meermaals per dag) een paar minuten rust en probeer daarbij echt te ontspannen. Maak een wandeling rond je kantoor, maak een praatje met een collega, doe een paar minuten je ogen dicht achter je bureau of op de wc, luister naar je favoriete nummer op je ipod. Als jij er maar van ontspant. Door die paar minuten even afstand te nemen van datgene wat je onderhanden hebt, misschien zelfs als je voor een probleem staat waar je maar niet uit lijkt te komen, dan kan zo’n mini-break je nieuwe inzichten geven en nieuwe energie waardoor je weer veel efficiënter aan de slag kunt.

3. Beperk het aantal taken op een dag

Veel mensen meten hun prestaties af aan het aantal taken dat ze op een dag onder handen hebben. Hoe meer punten op de takenlijst (de veelbesproken to-do-list), hoe belangrijker we lijken te zijn. Maar het tegendeel is waar. Wie weet te snoeien in zijn takenlijst, weet de juiste prioriteiten te stellen, weet te delegeren aan anderen, weet samen te werken met anderen zodat het werk eenvoudiger wordt, kan al zijn aandacht richten op de paar taken die ertoe doen, waardoor het makkelijker wordt om je deadlines te halen en je doelen te bereiken. Je werk zo snel mogelijk (en dus minder goed) doen om maar zo veel mogelijk op een dag af te krijgen werkt op de lange termijn contraproductief en geeft nauwelijks bewondering bij collega’s of je baas. Juist de extra tijd die je krijgt door te snoeien in de takenlijst, geeft je de gelegenheid om je collega’s te helpen, een praatje te maken, te netwerken.

4. Houd een prestatielijstje bij

Een ‘to-do-list’ is inmiddels een ingeburgerd fenomeen. Maar wat veel minder mensen bijhouden is een overzicht van prestaties. Van dingen die af zijn. Dat heeft veel toegevoegde waarde. Zo krijg je inzicht in de dingen die je per dag, week, maand, kwartaal afrondt. En dat is handig voor je voortgangsgesprekken met je baas. Want je doet veel meer dan je je normaal kunt herinneren. Daarnaast krijg je inzicht in de prioriteiten die je hebt gesteld, heb je wel de juiste dingen gedaan en in de juiste volgorde. Houd je een prestatielijstje bij, dan zie je dat in één oogopslag. Tot slot houdt een prestatielijst je enorm gemotiveerd. Steeds als je de waslijst aan dingen ziet die je al hebt afgerond, krijg je nieuwe energie om ook de volgende klus weer aan het lijstje te kunnen toevoegen.

5. Werk minder uren

Gemotiveerder, meer efficiënt en met meer plezier werken betekent niet langer werken. Productiviteit hangt niet samen met het aantal gewerkte uren. Sterker, hoe meer uren je op een dag werkt, hoe minder productief je per saldo zult zijn. Meer werkuren gaan af van je vrije tijd, je persoonlijke gezondheid, je relatie, je sport, je slaap, je ontspanning. Meer werkuren betekent minder uren om je batterij weer op te laden. Uiteindelijk steven je daarmee af op een burn-out.

Een keertje overwerken kan natuurlijk prima. Maar als dat structureel wordt, moet je je achter de oren krabben. Minder werkuren betekent meer tijd besteden aan vrije tijd, je partner, je ontspanning en leidt tot een betere gezondheid en een aanzienlijke stress-reductie. En dat vertaalt zich uiteindelijke weer in een hogere productiviteit.

Laat je niet meeslepen met de heersende bedrijfscultuur van structureel overwerk (als die er is) en ga gewoon op tijd naar huis. Anderen (ook je baas) zullen je erom benijden, zullen zien dat je net zo productief bent als de rest (je laat je daardoor immers ook veel minder afleiden) en zullen je gedrag uiteindelijk gaan overnemen. Als je ook nog eens je prestatielijstje bijhoudt, zul je zien dat niemand je wat kan maken. En anders is het misschien niet het bedrijf voor jou!

6. Laat je niet afleiden

Wie snel tijd wil besparen op het werk, laat zich niet afleiden. Niet door de mail, niet door de telefoon, niet door de oneindige breedbandverbindingen met nieuws- en vakantiesites. Als jij het gevoel hebt dat je dagelijks tijd te kort komt op het werk, houd dan eens een dag of twee je tijdsbesteding exact bij. Houd daarbij in ieder geval de tijd bij die aan overbodige, niet werkgerelateerde zaken verloren gaan. Je zult verbaasd staan van de hoeveelheid tijd die met die ‘uitstapjes’ weglekt. Je tijdsbesteding enkele dagen bijhouden maakt het makkelijk om in die overbodige uurtjes te schrappen en daarmee haal je punt 5 ook gelijk binnen.

7. Off-line

Een specifieke vorm van afleiding is onze constante bereikbaarheid. Er zijn zat mensen die moeite hebben om de mobiele telefoon ’s-nachts af te zetten, de laptop steeds stand-by hebben met de msn-online. Misschien hoor jij (en ik?) daar ook wel bij. Dat vreet onbewust enorm veel energie. Ook de moderne werknemer wordt geconfronteerd met een steeds groeiend aantal communicatiemiddelen en de plicht (of behoefte) aan bereikbaarheid: met het bedrijf, met collega’s, met klanten. En ook in de vrije tijd word tijd besteed aan sociale netwerken als Hyves en Linkedin. De grens tussen werk en vrije tijd vervaagt daardoor.

Durf jij het aan om minder vaak on-line te zijn? Om je mobieltje van tijd tot tijd uit te zetten? Om je mail niet iedere seconde te checken? Wie af en toe off-line gaat, wordt (on)bewust niet afgeleid door berichtjes die binnen kunnen komen en kan daardoor ongestoord en geconcentreerd doorwerken. Je zult zien dat het werk daardoor ook stukken sneller gaat.

8. Weet waarvoor je het doet

Waaarom doe je het werk dat je doet? Wil jij gemotiveerd zijn op het werk, dan is het goed om dat steeds in het achterhoofd te houden. Ben je competitief ingesteld en wil je ‘beter zijn’ dan anderen? Wil je sneller zijn of een betere kwaliteit leveren dan anderen? Levert je werk inhoudelijk een bijdrage aan een betere wereld? Zijn er mensen afhankelijk van jouw inkomen en is jouw werk daarom zo belangrijk? Het maakt niet uit wat jouw reden is om het werk te doen dat je doet. Vind die reden en gebruik het als een constante herinnering bij wat je doet. Zit het een keer tegen, heb je een rotdag of rotklus, bedenk dan even waarom je dat doet, al is het voor het geld. Ook dan ben je weer een stuk gemotiveerder om even door te pakken.

9. Begin aan een speciaal project

Als je werk je weinig uitdaging (meer) biedt en je om welke reden dan ook (nog) niet wilt omzien naar een andere baan, dan zul je zelf een nieuwe impuls aan je werk moeten geven. Niets zo saai en weinig voldoening gevend als een baan zonder uitdaging of bijzonder doel. Het is verleidelijk om te gaan wachten tot je baas met een leuk nieuw project naar je toe komt en vervolgens te gaan mopperen wanneer dat te lang duurt of helemaal niet komt. Wachten tot een ander iets (voor jou) gaat doen is nooit een goed plan. Je moet dus zelf actie ondernemen.

Kijk naar je eigen werkplek en werkpakket en bedenk wat je eigenlijk graag zou willen doen. Kan een bepaalde werksoort anders worden opgepakt, zodat het leuker is om te doen? Of blijven er nu werkzaamheden liggen omdat je er niet aan toe komt? Heb je ideeën over aanpassingen in de organisatiestructuur of -cultuur? Loop je al tijden met plannen onder je arm om iets op je werk te veranderen? Stap met dat idee naar je baas en je zult zien dat er vaak heel wat ruimte is om met een positief idee aan de slag te gaan.

10. Kies je houding

Hoe uitzichtloos jouw situatie ook mag lijken, jij bepaalt zelf hoe je je daaronder gedraagt. Begin je te klagen, zwelg je in zelfmedelijden, voel je je rot, dan zal alle negatieve energie om jou heen zich tot jou aangetrokken voelen. Al die andere collega’s haken in op jouw klaagzang en maken de situatie zwarter dan die is. Kies je er daarentegen voor om ondanks die uitzichtloze situatie positief te blijven, die lach op je gezicht te houden, recht te blijven lopen, dan zal alle positieve energie zich in jouw omgeving concentreren. Er is altijd wel iets om blij om te zijn. Bepaal jij je leven of bepaalt het leven jou?

Bedenk een situatie uit het recente verleden waarin je jouw houding hebt laten bepalen door de omstandigheden. Welke invloed zou het op de situatie hebben gehad wanneer je toen een positieve houding had aangenomen? Was de situatie je dan lichter gevallen of had je houding zelf de situatie positief kunnen veranderen? Hoe ervaar jij mensen om je heen die klagen over de organisatie, hun werk, de baas? Wat zou je hen in alle oprechtheid willen aanraden? Met een positieve houding is de halve wereld gewonnen.

Voor 66 andere tips voor meer productiviteit en plezier op je werk lees je het boek “Werkplezier”.

Hoe dan ook, tijd voor wat vertier op kantoor. Een aantal ideeën om de laatste dagen op kantoor wat lolliger te maken. We beginnen natuurlijk met goede randvoorwaarden: drank en oliebollen. Dus trek je jas aan, sprint naar de dichtsbijzijnde winkel en oliebollenkraam en zorg voor wat versnaperingen voor jou en je collega sukkelaars. Als je ook nog wat trofeeen of ludieke prijsjes meeneemt, kan de lol helemaal niet op.

1. prullenbak basketbal

Een simpele om mee te beginnen. Maak propjes van velletjes A4, sta of zit op een redelijke afstand van een prullenbak en probeer 10 propjes in de bak te gooien. Met een paar collega’s kun je daar een mooie competitie van maken. Wie scoort het beste?

Een variant hierop (maar wel voor gevorderden want een stuk moeilijker) is met papieren vliegtuigjes mikken op de prullenbak. Principe is verder hetzelfde.

2. propjes voetbal

Maak een propje en maak twee goals op je bureau. Vervolgens ‘schiet’  je met je vingers het propje richting het doel van je collega. Wie het eerste vijf doelpunten heeft gescoord heeft gewonnen.

3. elastiekjes oorlog

De meeste kantoren kennen een onuitputtelijke voorraad elastiekjes. Geen enkel probleem dus om je collega’s onder het werk een oog uit te schieten. Iets wat je de hele dag kunt volhouden.

4. sprinkhaan

Buig een aantal paperclips (groot formaat) zodat de binnenkant ligt omhoog staat. Door op het omhoogstaande stukje te drukken springt de paperclip een stukje omhoog en/of vooruit. Wie het hoogste springt of in zo min mogelijk beurten een bepaalde afstand op het bureau heeft afgelegd wint.

5. honkbal

Heb je de ruimte, dan kan een honkbalveld worden uitgelegd. Een prop (of draadloze muis) als baseball en een toetsenbord als knuppel en “the game is on”.

6. bureaustoel race

Zoveel mogelijkheden met een bureaustoel. Je kunt je collega door de gangen heen duwen, je kunt een race houden met meerdere stoelen, al dan niet geduwd, of door elkaar vast te houden met een hele file bureaustoelen door de gangen.

7. uitputtingsslag

Zit jij in een gebouw met een groot aantal verdiepingen? Dan is de trappenrace een goed idee. Wie is het snelste op de bovenste verdieping (en weer beneden). Goed voor je conditie, wat minder voor je hart.

8. verrassing voor je collega’s

Al die collega’s die nu thuis op de bank zitten of kerstinkopen aan het doen zijn vinden het natuurlijk fijn als er aan ze gedacht wordt. Dat kun je laten blijken door honderden e-mails te sturen, de bureaulades vol te stoppen met propjes, elastiekjes of andere rotzooi, door het bureau in te pakken met wc-papier of vol te plakken met post-its of iets anders dat voorhanden ligt etcetera. Leuk voor als de kerstvakantie erop zit.

9. baas van huis borrel

Is het volledige management afwezig? Verbouw dan de directiekamer met voorradige planten, parkeer er een scooter of erger in, hang alle playmates van de afgelopen jaren tegen de muren en maak vooral veel foto’s. Durf je het aan dan laat je het staan tot na de vakantie, anders ruim je het netjes op en laat je alleen een foto ‘slingeren’. Wel eerst moed indrinken natuurlijk en niet voor als je heel gehecht bent aan je huidige baan.

10. snipperfestival

Leeg alle perforators en de papierversnipperaar. De mogelijkheden zijn onbegrensd. Zet een lege papierdoos met snippers op een half geopende deur (blijft hilarisch maar is wat minder voor de schoonmakers), vul de bureaulades van je collega ermee etcetera.

11. spijkerbed

Wie durft het aan? Leg enkele honderden punaises uit op de vloer (punt omhoog uiteraard) en probeer daar gestrekt op te liggen. Zorg voor voldoende punaises, want bij te weinig kan je collega ze uit je achterhoofd en rug gaan peuteren!

Voor alles geldt: weet wat je wel en niet kunt maken. Niet iedereen heeft evenveel gevoel voor humor. De arbeidsmarkt is krap maar als je tijdens de kerstdagen moet omzien naar een andere baan, dan is dat ook niet alles. Dus richt geen onherstelbare schade aan! Foto’s maken is altijd leuk om de vakantiegangers later te laten zien wat ze allemaal hebben gemist.

Heb jij meer ideeën? Laat ze dan achter als reply op dit bericht.

Have fun.

Ook biedt de maker de mogelijkheid om via Slife Teams de activiteiten van een team of projectgroep gemakkelijk inzichtelijk te maken, maar hiervoor moet, in tegenstelling tot de individuele versie, betaald worden. Uiteraard kan er voor aanschaf eerst 30 dagen getest worden middels een demo versie.

Een zeer handige en interessante tool. Slife is beschikbaar voor zowel Windows als Mac.

Wees effectief
Bijna iedereen weet dat hard werken loont. De energie die je ergens insteekt krijg je meestal later in een andere vorm terug. Maar vaak is het ook zo dat je dingen makkelijker en efficiënter gedaan krijgt door effectief te zijn. Concentreer je op de dingen die voor jou belangrijk zijn; in plaats van alles perfect te doen kun je beter effectief zijn. Laat bepaalde dingen hun gangetje maar gaan; laat je huis maar wat rommelig worden, check je e-mail 1 keer dag in plaats van elke 10 minuten. Doe wat nodig is om je te kunnen focussen op wat écht belangrijk is.

Kies je eigen weg
We volgen vaak het voorbeeld van anderen en proberen hetzelfde te doen wat voor hen ook gewerkt heeft. Maar iets alleen doen omdat het werkt en je er succes mee hebt betekent niet automatisch dat dat het beste voor je is. Als je slim bent volg je je eigen weg en werk je vanuit je eigen kracht in plaats van een voorbestemd pad te volgen.

Ga op je gevoel af
Mensen die wel hard werken maar toch weinig bereiken besteden vaak teveel tijd aan nadenken en plannen. Hoewel dit in sommige gevallen nodig is, kan je nooit met álles rekening houden. Er kan altijd iets onverwachts gebeuren. Daarom is het in sommige gevallen gewoon het beste om op je gevoel af te gaan.

Laat het gebeuren
Als de dingen even niet gaan zoals jij het wilt, probeer ze dan niet uit alle macht de goede kant op te forceren. Dit zorgt alleen maar voor stress en vaak is het niet erg verstandig. Het is beter om rustig alles in goede banen te leiden en stapje voor stapje de juiste kant op te sturen. Het is helemaal niet erg om af en toe even de teugels te laten vieren en het gewoon te laten gebeuren.

Werk aan je netwerk
Het kennen van de juiste mensen en goede connecties hebben is in veel gevallen erg handig. Door anderen te helpen en altijd klaar te staan creëer je goede relaties en hechte vriendschappen. En dat maakt het altijd makkelijker om hulp terug te vragen als je het nodig hebt.

Sla vergaderingen over
Vergaderingen zijn vaak niet echt productief en voor de meeste mensen zonde van hun kostbare tijd. Veel besluiten in een vergadering kunnen ook met een simpel e-mailtje of telefoontje geregeld worden. Als er geen écht belangrijke beslissingen genomen moeten worden, probeer dan de vergadering over te slaan.

Bovenstaande tips zullen enige inspanning vergen en vooral in het begin niet altijd even makkelijk zijn. Maar uiteindelijk zal het zijn vruchten afwerpen en ervoor zorgen dat je met minder moeite, in minder tijd, meer dingen gedaan krijgt. En zo hou je dus meer tijd over om lekker lui te zijn.

Soms is je werk gewoon een eentonige sleur geworden waar dezelfde dingen zich steeds maar weer herhalen. Dat zijn vaak ook de momenten dat je de kantjes ervan af gaat lopen, de dingen matigjes afraffelt en je weinig voldoening beleeft. Je presteert op een laag energieniveau en krijgt dat van je werk en je omgeving ook terug.  

De oplossing: doe simpel extra je best.

Gooi een koude plens water in je gezicht, roep desnoods Tjakka als je daarvan houdt en ga er vol tegenaan. Je zult merken dat wanneer je je volle aandacht en energie in je werk steekt, ook al had je die energie even niet in je, je werk je die energie weer in veelvoud terug zal geven. Gewoon lekker aan het werk, even doorvragen wat er nou echt aan de hand is, lekker in de boeken of zoeken op internet, kijken naar de laatste inzichten en dan met een passend antwoord komen. Even doen alsof je nog nooit eerder deze klus hebt gedaan, nog nooit eerder deze vraag is gesteld en er met de energie en aandacht van een vers van school komende werknemer vol tegenaan gaan. Doe je best om met de beste oplossing, het beste antwoord te komen. Niet alleen jij wordt daar blij van, je hele omgeving zal het merken … en jaloers zijn. Neem een dag in de week om dit uit te testen. Doe gedurende die dag bij alles je uiterste best en probeer daar zo bewust mogelijk mee bezig te zijn. Je zult merken dat je door een beetje meer energie in je werk te leggen, je daarvoor een veelvoud aan energie terugkrijgt. Door simpelweg je best te doen met datgene waar je mee bezig bent, zul je meer plezier in je werk beleven. Elke suffe klus krijgt daarmee meer elan.

Een van de dichtstbijzijnde bronnen wanneer je aan het schrijven bent op een computer is de computer zelf, en dan met name je bureaublad, de start balk, de mac-dock, je email cliënt, instant messengers, browsers, enzovoorts. Het hele scherm staat te schreeuwen om je aandacht en hierdoor verslapt je aandacht voor het schrijven. Een aantal kleine programma’s bieden hiertegen een remedie.

Writeroom is een zeer handige tool waarbij je in volledige scherm modus zonder alle andere aanwezige balken en knipperende iconen kunt schrijven. Het programma zelf heeft geen balken vol met iconen voor opmaak en dergelijke. Het gaat puur en alleen om het schrijfproces zelf. Wel kunnen er een aantal basis instellingen gewijzigd worden zoals de kleur van de achtergrond, de kleur van de tekst, het font, fontgrootte, enzovoorts. Writeroom is helaas niet meer gratis, maar 25 dollar is met de huidige wisselkoers bijna geen geld voor een geweldige tijdsbesparende tool!

Let wel: Writeroom is alleen geschikt voor Mac!

Darkroom is een kloon van Writeroom maar dan geschikt voor Windows machines dus voor een omschrijving, zie hierboven. Darkroom is gratis te downloaden vanaf de website!

Isolator heeft een iets andere insteek dan de 2 tools hierboven. Deze tool geeft de gebruiker de optie om elk willekeurig venster meer te focussen door de achtergrond (en achterliggende vensters) te verduisteren. De gebruiker kan zelf kiezen hoeveel transparantie deze achtergrond heeft. Ook Isolator is gratis te downloaden vanaf de website.

Met deze tools wordt schrijven een stuk aangenamer, een aantal van de afleidingen zijn weg. Uiteraard is het ook aan te raden om tijdens het schrijfwerk instant messengers, email cliënts, browsers, e.d. af te sluiten zodat je hier niet door wordt afgeleid. Veel schrijfplezier!

1. De 5-minuten regel
Neem jezelf voor om er 5 minuten aan te gaan werken. Als je eenmaal over de drempel heen bent en een begin gemaakt hebt, is het veel makkelijker om ermee door te gaan.

2. Waarom eigenlijk?
Vraag jezelf af waarom je dit eigenlijk ook alweer moest doen. Als je echt niet weet waarom je het moet doen of wat voor nut het heeft, waarom zou je het dan nog doen? Zelfs dingen waarvan je denkt dat ze écht moeten, kunnen vaak herleid worden tot iets wat helemaal niet zo belangrijk is.

3. Maak de taak kleiner
Deel de taak op in kleinere stukken. Zo hou je het overzichtelijk en kun je sneller dingen afronden. Ook dit geeft weer extra motivatie en zorgt ervoor dat je je beter kunt concentreren op de volgende taken.

4. Vind een partner of mentor
Vind iemand om mee samen te werken. Zo kun je elkaar helpen en motiveren en het is ideaal om een stok achter de deur te houden. De sociale druk speelt hier ook een belangrijke rol; voor jezelf kun je vrij makkelijk verantwoorden waarom je iets niet gedaan hebt, maar als je aan een ander moet uitleggen waarom het nog steeds niet af is, wordt het al een stuk lastiger. Als je niemand kan vinden die kan meewerken is het ook een goede motivatie om een mentor of begeleider aan te stellen. Zoek iemand die je vaak ziet (partner, broer/zus, ouders) en vraag of hij/zij je voortgang samen met jou in de gaten wilt houden. Je moet jezelf 1 keer per dag of per week bij hem/haar verantwoorden en vertellen wat je allemaal wel (en niet) gedaan hebt. Hierbij kan het ook leuk zijn om een soort van beloningssysteem in te voeren; als je bepaalde taken niet afgerond hebt, moet je een bijvoorbeeld een klusje opknappen of een cadeautje kopen voor je begeleider en andersom.

5. Plan je dag
Plan je dag de avond vantevoren in. Sta vroeg op en plan alle belangrijke dingen als eerst. Stel een todo lijst op (maak hem niet te lang) en zet de belangrijkste taak bovenaan. Hier ga je dus ook echt je dag mee beginnen en je gaat pas naar de volgende taak als deze helemaal afgerond is.

Getting Things Done
The Art of Stress-Free Productivity.
David Allen

Lifehacker
Gina Trapani
88 Tech Tricks To Turbocharge Your Day.

The 4-Hour Workweek
Escape 9-5, Live Anywhere, and Join the New Rich.
Tim Ferriss

Ready for Anything
52 Productivity Principles for Work and Life.
David Allen

The 7 Habits of Highly Effective People
Powerful Lessons in Personal Change.
Stephen R. Covey

Focal Point
A System to Simplify Your Life, Double Your Productivity, and Achieve All Your Goals.
Brian Tracy

The One Minute Manager
Kenneth Blanchard & Spencer Johnson

The Mind Gym
Wake Your Mind Up

Getting Things Done (NL)
Prettig en efficient werken, zonder stress.
D. Allen & K. de Best

De One Minute Manager (NL)
Kenneth Blanchard

The Mind Gym (NL)
denken buiten de kaders

Bovenstaande boeken zijn ideale hulpmiddelen om productiever te worden, om meer te doen met je kostbare tijd en dus meer tijd voor jezelf over te houden.
Heb je nog aanvullingen op deze lijst? Laat het ons weten door een reactie achter te laten.

Taken opdelen in kleinere stukken
Een van de belangrijkste redenen waarom mensen uitstellen is omdat ze denken dat een taak te moeilijk is of veel tijd gaat kosten. Daarom is het handig om de taak onder te verdelen in kleinere, hanteerbare deeltaken. Deze kleinere deeltaken raak je sneller voor gemotiveerd en zijn dus veel makkelijker uit te voeren.

Stel jezelf een deadline
Een van de beste manieren om je uitstelgedrag direct te bestrijden is om een tijdslimiet of deadline aan de taak te koppelen. Het is een bekend feit dat veel uitstellers pas gemotiveerd worden als er een deadline voor een taak is.

Schrijf het van je af
Als je last hebt van uitstelgedrag blijven taken maar rondspoken in je hoofd. Ze komen zo nu en dan even naar boven om te zeggen dat je ze nog steeds niet gedaan hebt. Schrijf ze op; alle taken, alles wat nog moet gebeuren schrijf je op om zo je hoofd leeg te maken. Bijkomend voordeel van je hoofd leegmaken is dat je je beter kunt concentreren zodat je beter gefocust en relaxed je taken kunt afronden.

Zorg voor een productieve werkomgeving
Als je veel dingen op je bureau hebt liggen (pennen, potloden, papieren e.d.) is de kans groot dat je hierdoor afgeleid gaat worden. De eerste stap voor een productieve werkomgeving is dus om zoveel mogelijk onnodige dingen te verwijderen.

Een aantal andere zaken waar je op kunt letten:
Verlichting: Te weinig verlichting kan ervoor zorgen dat je slaperig wordt, wat weer een goed excuus is om uit te stellen. Zorg daarom voor genoeg verlichting in je werkomgeving.
Geluid: Omgevingsgeluiden zorgen voor afleiding en zijn niet goed voor je concentratie. Probeer voor zover dat mogelijk is afleidende geluiden te beperken. Heb je er dan nog steeds last van, zorg dan voor gehoorbescherming.
Meubilair: Zorg dat je comfortabel meubilair (bureau, bureaustoel) hebt van goede kwaliteit. Dit zal ook helpen tegen RSI-klachten.

Denk aan de gevolgen
‘Ik kan ontslagen worden’
‘Mijn partner zal teleurgesteld in me zijn’
Hou goed in de gaten wat de gevolgen van het uitstellen van een taak kunnen zijn. Vaak probeer je dit weg te drukken door afleiding te zoeken. Als je je bewuster wordt van de gevolgen wordt het ook makkelijker om de taak af te ronden omdat je weet wat er op het spel staat.

Lees onderstaand artikel voor online tools tegen uitstelgedrag:
Getting Things Done: de beste online tools